Zur rechtlichen Projektnachsorge gehört so dann die Feststellung und Abwicklung eventueller Gewährleistungsmängel. Optimal im Sinne der Projektentwicklung und des Facility Managements, ist die Erfassung und Weiterverfolgung der Fristen in einem Langfristterminplan oder einem Gewährleistungskalender, der am besten wöchentlich kontrolliert und mit allen Beteiligten abgestimmt wird. In dieser Aufstellung sollten alle gewährleistenden Handwerker mit Beginn und Ende der Gewährleistungsfristen aufgeführt sein. Es handelt sich um ein qualifiziertes Instrument, um berechtigte Forderungen stellen zu können und vor Fristablauf Begehungen oder Überprüfungen durchzuführen.
Obwohl es relativ viel Zeit und Mühe kostet, stellt dieses Vorgehen den sichersten
Weg dar, die Mängelfreiheit weitgehend herzustellen, die ja Voraussetzung
des Werterhalts bzw. der langfristig kostengünstigen Nutzbarkeit des Gebäudes ist. Derartig niedergeschriebene Planungen verhindern eine weitere Diskontinuität:
Die Fristüberwachung ist auch für den Fall gewährleistet, dass der Projektmanager, Architekt oder Mitarbeiter vor Abschluss der Maßnahme aus dem Unternehmen ausscheidet und sein Wissen mit nimmt.
Bei der Übergabe des Gebäudes an den Bauherrn, also in der Phase der Inbetriebnahme,
sind dem Bauherrn oder seinem Vertreter von den ausführenden Unternehmen die vertraglich festgelegten Dokumentationen und Revisionspläne zu übergeben. Diese Unterlagen sollten auf der Grundlage der Ausführungspläne der Fachplaner erstellt werden. Sie sollten unbedingt
die Darstellung aller bei der Baumaßnahme erfolgten Änderungen enthalten, so Änderungen der Rohrleitungs-, Kanal- oder Trassenführung.
Sie sind mit dem jeweiligen Datum zu versehen, damit es zu keinen teuren
Verwechselungen kommt – vorallem bei späteren Umbaumaßnahmen. In der Praxis muss aber festgestellt werden, dass ein Neubau heute nicht besser dokumentiert ist als ein Bestandsgebäude aus den siebziger Jahren des vorigen Jahrhunderts und sich der Eigentümer am Ende eines Immobilienprojekts einsam und verlassen mit einer riesigen Menge an faktisch unbrauchbaren Daten konfrontiert sieht. Mehrere Systeme ohne die Möglichkeit eines verlustfreien Datenaustauschs verwirren Bauherrn und Gebäudemanager.
Häufig korrespondiert die Anzahl der Layer-Konventionen, Planzeichnungen und Legendenmit der Anzahl der Baubeteiligten.
Geht man z.B. davon aus, dass Bauten als Funktionsträger für Produktions- und Lebensbedürfnisse des Menschen als Folge der rasanten technischen und wirtschaftlichen Entwicklung immer umfangreicheren Aufgaben genügen müssen,zeigt sich, warum die
Dokumentation ständig wichtiger wird. In der Phase der Übergabe, des Umzugs und der Inbetriebnahmedes Bauwerks muss die Dokumentation deshalb „up to date“ gehalten werden, das heißt, auch die jetzt noch – in der Regel unter Zeitdruck –erfolgten Änderungen, vor allem an den technischen Anlagen, müssen nachgehalten und dokumentiert werden. Aus
diesem Grunde ist eine funktionierende Projektsteuerung mit abgegrenzten
und festgelegten Aufgabenbereichen der Schlüssel zur Objektdokumentation, wenn der Projektsteuerer gleichzeitig mit genug Befugnissen ausgestattet ist. Der folgende Katalog zeigt unbedingte Bestandteile einer derartigen Dokumentation:
- Schaltpläne der installierten elektrischen Anlagen, die nach der Schaltung noch einmal überprüft werden müssen
- Berechnungen und Grunddaten zu denen ergietechnischen Anlagen, so z.B. Wärmebedarfs- und Kühllastberechnung (Heizlastberechnung)
- eindeutige Kennzeichnung der eingebauten Geräte in den technischen Unterlagen.
- Vollständigkeit und Datierung der Mess-,Inbetriebnahme- und Einstellprotokolle
- Vorhandensein der Wartungs- und Bedienungsanweisungen mit eindeutiger Zuordnung zu den errichteten Anlagen und Geräten. Hierbei reicht es nicht, die jeweilige VDMA-Richtlinie beizufügen, sondern aus den Unterlagen müssen auch Keilriemen- oder Filtertypen, Serviceadressen, besondere Betriebsanweisungen und Ähnliches hervorgehen
- vollständige Auflistung der installierten Anlagen und Geräte, ggf. mit Lieferantennachweis
- Übergabe der Funktionsbeschreibungen,Datenpunktlisten, Regel- und Anlagenschemata
- alle Inbetriebnahmeprotokolle; soweit es keine gibt, obliegt es den Fachplanern, die Korrektheit und Vollständigkeit der Angaben zu prüfen. Es sollte verhindert werden,dass bei der Fertigstellung eines Gebäudes niemand so wenig über das Gebäude weiß, wie der, der es bestellt und bezahlt hat.
© Marc Husmann Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des Herausgebers.
