Praxisanwendungen Hausverwaltung

Bei den nachfolgenden Praxisanwendungen sollen insbesondere
Nutzenansätze im Vordergrund stehen, die sich durch Facility Management und den Einsatz von CAFMSystemen in den einzelnen Teilaufgaben ergeben. Der Schwerpunkt liegt auf Praxisbeispielen, die die Hauptaspekte des Facility Management im Sinne von Ganzheitlichkeit,
Transparenz und Betrachtung des gesamten Lebenszyklus erläutern. Die Praxisbeispiele bieten nur eine kleine Auswahl aus dem weiten Feld des Facility Management.
Sie sollen für einen ersten Anstoß in Richtung Facility Management sorgen und sind bewusst so ausgewählt, daß sie für zahlreiche Unternehmen von Bedeutung sind.

Schlüsselverwaltung:

Die Schlüsselverwaltung ist als Teilfunktion des Sicherheits-Managements eine Teilaufgabe des infrastrukturellen Gebäudemanagements und reicht von der Planung von Gebäuden bis hinein in den Betrieb. Häufig wird sie auch den Hausmeisterdiensten zugeordnet. Im Rahmen
der Planung von Gebäuden wird das Gebäudekonzept und der zugehörige Schließplan der Räume und Bereiche erstellt. Der Schließplan beschreibt die Zugangsberechtigungen
sowie die zugehörige Schließanlagenstruktur.
Neben konventionellen Schließanlagen werden heute in modernen Gebäuden elektronische Zugangssysteme installiert, bei denen nicht über mechanische Schließcodierungen,
sondern über Magnet- oder Chipkarten die Zugangsberechtigung verschlüsselt wird. Die organisatorischen

Tätigkeiten im Rahmen der Schlüsselverwaltung
und -vergabe sind bei beiden Arten von Schließanlagensystemen
ähnlich. Vorteile ergeben sich bei elektronischen Systemen durch die einfache Sperrung bei Verlustmeldungen,
z. B. eines Generalschlüssels, ohne dass
eine komplette Schließanlage ausgewechselt werden
muss. Folgende Aufgaben sind im Rahmen der Schlüsselverwaltung
zu bearbeiten:
– Führung und Aktualisierung des Schließplans,
– Dokumentation der Zugangsberechtigungen,
– Kontrolle der Schließfunktionen,
– Nachbestellung von Zusatz-/Ersatzschlüssel gegen Quittung des Bestellers,
– Auswechseln von Schließzylindern,
– Aushändigen benötigter Schlüssel gegen Quittung,
– Prüfen auf Vollzähligkeit nach Beendigung von Arbeiten,
z. B. von Fremdfirmen.

Reinigungsdienste:


Die Reinigungsdienste sind dem infrastrukturellen Gebäudemanagement
zuzuordnen und beschränken sich auf die Nutzungsphase. Der Reinigungsaufwand bildet
im Rahmen der Nutzung einen nicht unerheblichen Kostenblock der Bewirtschaft ungskosten. Im nachfolgenden soll insbesondere auf die Reinigungsdienste für Verwaltungsgebäude
und gewerblich genutzte Räume und weniger auf die industrielle Reinigung eingegangen werden.
Die Reinigungsdienste sollten, wie jede andere Dienstleistung,
detailliert geplant und regelmäßig hinterfragt werden, um eine möglichst anforderungsgerechte und
damit kostengünstige Leistungserbringung sicherzustellen.

Im Rahmen dieser Planung sind alle Reinigungstätigkeiten zu ermitteln und zu einem Leistungsverzeichnis aufzubereiten. Das Leistungsverzeichnis beschreibt alle
Reinigungstätigkeiten bezüglich des Reinigungsumfangs und der Reinigungshäufigkeit. Dazu durchleuchtet man das gesamte Objekt daraufhin, in welchem Raum welche
Tätigkeiten auszuführen sind. Folgende Gliederung in Tätigkeitsgruppen hat sich in der Praxis bewährt:

– Bodenpflege,
– Glasreinigung,
– Unterhaltsreinigung der Arbeits-/Nutzungsplätze,
– Nebenarbeiten.

Bei der Bodenpflege wird z. B. als Einflussgröße die Größe der Bodenfl äche, die Bodenart (Teppich, Hartbelag, etc.) und die Reinigungsart (Staubsaugen, Feuchtwischen,
Halbnass- oder Nasswischen, Kehren) für die Kalkulation berücksichtigt. Hieraus ergeben sich auch die Einflussmöglichkeiten auf die Reinigungskosten seitens des Gebäudenutzers.
Bei der Unterhaltsreinigung wird im wesentlichen zwischen den Arbeitsplätzen, den sanitären Ein richtungen und sonstigen Ausrüstungen unterschieden. Aber auch die Reinigung der Außenanlagen wie Grünanlagen, Gehwege und Parkplätze mit Tätigkeiten wie Abfälle sammeln, Laub beseitigen, Abfallbehälter leeren und entsprechende Winterdienste können der Unterhaltsreinigung zugeordnet werden. Einflussgrößen bei der Reinigung der Arbeitsplätze sind die Anzahl der Objekte (Schreibtische, Tischlampen, Beistelltische, Papierkörbe, Aschenbecher, Lichtschalter, Feuerlöscher etc.) und die Reinigungsart (Staubwischen, Entleeren der Papierkörbe, Aschenbecher). Ähnlich verhält es sich bei den Sanitärobjekten und sonstigen Ausrüstungen wie Aufzüge oder Rolltreppen.

Zu den Nebentätigkeiten sollen im folgenden einige
Beispiele aufgeführt werden:

– Staubwischen auf Fensterbänken und Heizungen,
– Entfernen von Griff spuren an Schränken, Türen und
   Schaltern,
– Staubwischen auf Schrankoberseiten und Bilderrahmen,
– Staubwischen an senkrechten Flächen von Türen,
   Schränken, Treppengeländern, Tisch- und Stuhlbeinen,
– Absaugen von Postermöbeln,
– Intensiv-Reinigung von Fliesen,
– Entstauben von Heizkörpern.

Da sowohl die Flächengröße als auch die Anzahl der Objekte eine wesentliche Einflussgröße auf den
Reinigungsaufwand darstellen, bietet sich hier ein Einsatzfeld für CAFM-Systeme. Anhand von Flächenauswertungen und Beschreibung der Bodenbeläge lassen
sich recht zügig Grundlagen für ein Leistungsverzeichnis von Bodenreinigungsarbeiten zur Vorbereitung einer externen Leistungsvergabe zusammenstellen.
Werden darüber hinaus auch noch die Nutzungsintensitäten nachgeführt, z. B. „Konferenzraum wurde seit letzter Reinigung nicht genutzt“ oder „Arbeitsplatz ist
wegen Urlaub nicht besetzt“, so können auch die Reinigungsintervalle optimiert und Kosten eingespart werden.
Auch beim Planen der Reinigungstätigkeiten helfen Flächenauswertungen und -übersichten, um die Reinigungsreviere zu optimieren und die Reinigungskräfte optimal auszulasten. Werden die Reviere zusätzlich für die Reinigungskräft e visualisiert, so ergibt sich auch eine Arbeitserleichterung vor Ort. Durch die Visualisierung über CAFM-Systeme können auch verschachtelte Reinigungsintervalle
für die Reinigungskraft einfach dargestellt werden.

Abfallmanagement:

Das deutsche Kreislaufwirtschaft s- und Abfallgesetz definiert Abfälle als: „bewegliche Sachen, (...) deren sich ihr Besitzer entledigt, entledigen will oder entledigen muss.“.

Eckpfeiler des betrieblichen Abfallmanagements sind Abfallbilanz und Abfallwirtschaftskonzept, die den daten- und planungstechnischen Rahmen bilden. Ausgangspunkt
bildet dabei stets die Erstellung einer Abfallbilanz.
Diese führt genau auf, welche Abfälle in welchen Mengen das Unternehmen verlassen und mit welchen Kosten das verbunden ist. Begleitend dazu werden in Lageplänen des Betriebes die Abfallsammelplätze sowie die Orte des Anfalls dokumentiert. In diesen Plänen
wird weiterhin erfasst wie groß die Entsorgungsbehälter sind und in welchen Zyklen sie geleert werden. All diese Daten und Informationen werden dann benötigt, um das Abfallwirtschaftskonzept zu erstellen. Dieses schreibt ähnlich einem Umweltprogramm fest, mit welchen Maßnahmen
wie viel Abfall eingespart werden soll.
Die Bilanzierung und Konzeptionierung sind jedoch nur ein Teil des Abfallmanagements. Natürlich muss im operativen Geschäft sichergestellt werden, dass das Handling des Abfalls und alle damit zusammenhängenden Notwendigkeiten möglichst effizient und rechtssicher
abgewickelt werden. Daher müssen für die verschiedenen Bereiche des Unternehmens Verantwortliche benannt werden, die die Einhaltung der Festlegungen regelmäßig überprüfen. Die Verantwortlichen sollten auch die eigentlichen Entsorgungsvorgänge überwachen und
auf ganz praktische Dinge achten, wie z. B. ob der Entsorgungsbehälter eventuell nur halb gefüllt war oder dass behördlich geforderte Dokumente einwandfrei übergeben
werden. Dies ist ein sehr wichtiger Gesichtspunkt, denn ein Großteil aller im Umweltrecht begangenen Ordnungswidrigkeiten und Straftaten betreffen den Abfallbereich.

Die rechtlichen Defizite beginnen bei der Vernachlässigung
der Nachweispflichten eines Abfallerzeugers, gehen über mangelhafte Kennzeichnung von Abfallsammelbehältern und enden bei illegaler Abfallentsorgung. Die
Palette möglicher Verfehlungen ist groß und nur durch strukturierte und transparente Arbeit kann den rechtlichen Erfordernissen Rechnung getragen werden. Seit einer Änderung des Kreislaufwirtschaft s- und Abfallgesetzes Mitte 2005 ist zwar eine Erstellung von Abfallbilanz und -konzept ab dem Erreichen bestimmter Abfallmengen nicht mehr zwingend für alle Abfallerzeuger
vorgeschrieben. Dennoch sollte im Sinne einer guten Geschäftsführung immer für eine untadelige Abfallwirtschaft gesorgt sein.
Der Unternehmer muss gegenüber den Behörden über Verbleib und Rechtmäßigkeit der Entsorgung Rechenschaft ablegen können. Die Art und Weise dieser Nachweispflichten defi niert sich primär über die Stufe der Überwachungsbedürftigkeit die in Abb. 4-5 dargestellt
sind-
Diese Stufen gelten sowohl für Abfälle zur Verwertung wie auch für solche zur Beseitigung. Die über die Nachweisverordnung dargelegten Nachweisverfahren reichen
dabei von der einfachen Sammelentsorgung mit Übernahmeschein bis hin zum aufwendigen Begleitscheinverfahren.
Bei Behördenanfragen stellt sich nach längerem Forschen in der Buchhaltung häufig heraus, dass die
Entsorgungsnachweise – wenn überhaupt zu finden –
nicht zentral in einem Abfallnachweisbuch, sondern der Überwachung zentral verwaltet werden und mit den entsprechenden Rechnungen der verschiedenen Entsorgungsdienstleister
oder nach Kostenstellen systematisiert abgelegt wurden. Buchhalterisch mag dies Sinn ergeben, der Erhöhung der
Rechtssicherheit ist diese Vorgehensweise leider nicht dienlich. Neben diesen eher formalen Dingen fordert das deutsche Recht aber auch handfestere Dinge, die sich auf den täglichen Umgang mit Abfällen beziehen. Hier spielen Fragestellungen der korrekten Lagerung der Abfälle
im Sinne der Gefahrstoffverordnung bis hin zu arbeitsschutzrechtlichen Erfordernissen eine wichtige Rolle.
Verfehlungen in diesen Bereichen können ordnungs und strafrechtliche Konsequenzen mit hohen finanziellen Nachteilen zur Folge haben.

Aber auch ohne Bußgelder oder anderweitige Sanktionen ist Abfallwesen in den meisten Unternehmen ein nennenswerter Kostenfaktor. Da die oberste Entscheidungsgrundlage
für Unternehmer ökonomische, d.h. monetäre Überlegungen sind, ist diesem Gesichtspunkt erhöhte
Aufmerksamkeit zu widmen.

©  Marc Husmann   Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit Genehmigung des Herausgebers.